许多已经采用电子采购技术或正在朝这个方向发展的公司也意识到集中采购数据的好处。从本质上讲，集中采购数据就像它听起来那样：维持一个单一的仓库来保存所有与购买业务相关的用品的信息。虽然这样的设置的好处可能看起来不是很明显，但这些好处确实存在。下面的章节将概述其中的一些好处，并将描述一些最佳做法。
首先，集中的采购数据使每个需要一个供应商合同细节或需要跟踪公司支出的人都能轻松获得这些信息，即使是在多个分支机构和公司部门。对于公司来说，这意味着花在追踪数据和与其他分支机构沟通以确保采购行为在每个领域都是一致的时间更少。
第二，为所有采购数据创建一个单一的仓库，可以防止公司失去对公司供应商合同的跟踪。当一个公司与数以千计的供应商合作时，要记住每个合同的各个方面是很困难的。然而，如果所有这些信息都存储在一个地方，那么就可以很容易地访问并应用于购买安排或管理持续的关系。这样做的好处是可以维护供应商的关系，当公司到他们的竞争对手那里进行采购时，公司已经与供应商签订了供货合同，这种关系就会被削弱。由于通过签约卖家进行采购比较容易，所以更多的采购也是通过这种方式进行的。在集中采购数据成为可能之前，一些公司几乎有50%的支出是在合同外进行的采购。现在，许多使用集中采购数据的公司报告说，这个数字已经下降到1%以下。
也许最重要的是，集中采购数据和电子采购大大加快了采购周期。曾经需要公司花30天时间来完成的工作，现在可以在24小时内完成。由于采购数据可以通过互联网访问，而且现在大多数采购都是通过互联网进行的，所以公司可以获得必要的订单信息并更快地下订单。另外，由于电子采购更加强调与供应商签订合同，因此不再需要花费很多时间来确保供应商。事实上，电子采购和集中采购数据也缩短了与卖家建立合同关系的时间。十年前，合同周期平均需要6-12个月才能完成。今天，对于使用先进采购技术的企业来说，只需要30天左右。
集中采购数据提供的另一个好处是改善了准确评估风险的机会。在仓储支出信息成为可能之前，一个公司几乎不可能准确地确定如果它的一个主要供应商突然倒闭或决定不再与他们合作会发生什么。进行准确评估所需的信息散落在多个部门，因此评估只能基于猜测而非数据。有了集中的采购数据，进行这些类型的风险评估是很容易的，因为所有必要的信息都存放在一个地方，可以用来预测和计划这些类型的可能性。
当然，那些在电子采购和集中采购数据方面取得了成功的公司也在采用其他策略，以保持其采购流程的现代化和竞争力。许多公司实际上正在使用互联网来加快其应付账款程序，并将其需求与现有分包商的技能相匹配，以及其他事项。虽然建立这些类型的举措一开始可能看起来很昂贵，但这些类型的计划为公司带来的效率提高和节约，可以使它们非常值得最初的投资。
