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Strategic Sourcing Overview

什么是战略采购?

战略采购是指寻找最佳供应商并利用这些供应商关系为企业创造最大价值的持续过程。这一过程中,买家需要努力仔细评估并形成互惠互利、持久的供应商关系。

战略采购的重要性

一个采购项目可以是"战略性"的,可以实现其目标和指标,也可以是无效的、低效的和计划不周的。大多数采购计划介于两者之间。由于采购的货物或服务的成本和质量对一个组织的财务和运营结果有直接影响,因此有必要投入足够的思想、时间和资源,使采购具有战略性并取得成功。

战略性采购并不局限于一个公司可以快速实施的软件,以解决其所有的采购问题。相反,战略采购是一个过程或方法,涉及某些最佳实践。它还涉及持续改进和不断评估,以确保现有流程符合购买目标,并以最符合这些目标的方式进行架构。本文将讨论战略采购流程的主要部分。这些部分包括:评估和战略制定、供应商识别、信息或招标、响应捕捉、评估/比较、来源选择/授予,以及持续监测和评估。

评估和战略发展

良好的评估和战略发展对于公司实现采购改进至关重要。在采购商品或项目之前,重要的是审查当前的支出,制定目标,并审查市场。接下来的几个部分将解释这些要点。

审查当前支出

了解钱花在哪里以及是否花得好是很重要的。审查当前的花费通常是在整个公司范围内进行的,包括将花费的钱分成几类,然后再分成这些类别中的供应商和项目。了解相关类别和供应商内的支出金额和类型,有助于识别节约的机会,并发现以相同金额获得更好价值的方法。有了这些数据,采购人员可以为商品制定高水平的计划。一旦这些计划到位,他们就可以专注于高优先级的商品或服务采购,并可以优先考虑有价值的项目。

一旦管理层确定了某一项目的优先次序,就必须收集有关这一特定产品或服务的当前支出的额外数据。这包括从组织内目前使用该产品或服务的供应商或与之有联系的人那里获得反馈。这些人可能是产品开发、仓储、销售、管理、会计或组织的许多其他部分。评估组织的需求也很重要,看看目前在这个类别上的支出水平是否准确反映了组织在未来想要完成的任务。需求预测和估计是一个重要的工具,帮助人员了解特定商品或服务的所需或期望数量。

制定目标

每个组织在购买产品或服务时都应该有一套目标。这些目标可以来自于对某一类别当前支出的分析,也可以是对节约成本的具体机会的量化(例如:从这一类别的采购中节约10%)。它们可以来自于与组织内的利益相关者交谈,了解到需要更高的质量(例如:减少10%的缺陷率)。或者一个目标可以来自于一个紧急的业务需求(例如:立即获得这些物品)。一个采购目标或指标也应该是困难的,但仍然可以实现。采购目标也应该是可衡量的--没有某种形式的衡量,你就无法跟踪改进。一些可以使用的常见测量方法包括。每单位价格、总采购成本(TCA)、总拥有成本(TCO)、总价值管理(TVM)等。

一旦为一个特定的产品或服务制定了一个或一组目标,就必须制定一个购买项目的策略。该策略将取决于项目或采购的目标或目的。一个合规项目可能会采用与成本节约项目或供应商整合项目不同的策略。战略的另一个重要部分是用于购买货物的方法和计划。是否是单一来源?是否有重要的技术要求?这次购买有什么风险?对其中一些问题的回答可能决定了该计划是否会涉及竞争性招标、询价、详细的筛选过程,或这些问题的组合。该策略还将受到其他因素的影响,如预算限制、组织采购政策、多样性或风险规避。

审查市场

战略发展的另一个组成部分涉及评估市场。这意味着要审查某一特定商品或服务的市场,并确定主要的供应商。它还涉及评估市场条件,如产品或服务的市场需求、定价和供应。在某些行业,可能有很多剩余产能,供应商在价格上会有更大的灵活性。市场的规模和采购的规模也可以在制定可行的战略和采购计划中发挥作用。占该商品或服务市场很大一部分的大型采购将需要一个更详细的战略。购买一种容易获得的商品可能需要一个更简单的现货购买计划。

潜在的供应商识别

识别有能力提供特定产品或服务的供应商往往是一项困难的任务。它涉及到确定所需的能力,审查现有的供应基地,并找到新的供应商。确定所需能力。

与最佳供应商签订合同需要了解成为最佳供应商所需的条件。这意味着要详细定义组织的需求,这可能是这个过程中最困难的部分之一。与将使用货物或服务的人、团体或部门交谈是找出所需的最好方法。采购人员还需要与其他部门(质量控制、仓储等)交谈,这些部门应该对采购有意见。然后,采购人员应整理出一份详细的需求文件。这是以后要发给潜在供应商(作为招标书)的草稿。在采购过程中,它将根据新的信息被不断完善和编辑。

审查当前的供应基地

如果该组织以前购买过这些货物或服务,审查当前的供应基地以评估该货物或服务的现有供应商的表现也是有帮助的。如果公司长期跟踪供应商的业绩(应该如此),那么应该有业绩数据可供审查。查看这些供应商的关键绩效指标(KPI),也有助于确保需求文件的完整性。采购人员应注意到与供应商之间出现的任何问题,并在编写新的需求文件时考虑到这些问题,以防止将来重复出现这些相同的问题。这里的关键是努力确定他与当前供应商的关系中哪些是好的,哪些需要改进。寻找新的供应商。

要与最佳供应商签约,你必须找到并联系该供应商。你不可能与一个你不知道存在的供应商建立起关系。寻找新的供应商是一门艺术,需要创造力和工作。对于某些产品和服务,所有的供应商可能都列在一个贸易团体或出版物上。对于其他商品,查看买家和卖家见面的市场可能会有帮助。有时,简单的网络搜索也可以是一个好的计划。对于全球供应商,获得该行业顾问的服务可能是有意义的,因为他们每天都在与所有的供应商打交道。对于一些活动,包括经纪人或中间商可能是有利的,因为他们可以帮助降低价格。在寻找新的供应商方面,没有硬性规定。相反,应该使用这些方法中的一种或多种,以获得最佳效果。

信息或招标(RFX、RFI、RFP、RFQ,等等)

招标书应从需求文件中自然发展出来。除了说明需求外,还有其他的东西是招标书应该涵盖的。还有一些具体的最佳做法和方法,应该写成招标书。

招标范围

一旦采购人员整理出一份供应商名单,下一步就是要从这些供应商那里获得做出最佳购买决定所需的信息。如何做到这一点,将取决于公司所选择的采购战略和用于这一过程的技术。在这个时候,需求文件将被完善和编辑,成为一份RFX、RFI、RFQ、RFQ、调查等。这份文件将在采购项目的剩余时间内被参考和提及。这份文件的主要目的是将关键的采购信息有说服力地传达给供应商。这些信息通常包括关键术语、项目目标、投标收集方法、时间线、产品或服务要求、授予标准、交付时间或其他相关信息。由于这份文件将被展示给供应商,它通常需要得到所有与采购有关的部门的批准。

招标提示

招标文件应告诉供应商对他们的要求,并应说明如何提交他们的投标和/或回应。这份文件也应该写得清晰简洁。不明确或不必要的冗长的招标文件将导致供应商的参与度降低,投标不理想或不符合要求。招标书应便于供应商遵循,并应明确每一点所需的答复。对于没有拍卖的活动,应规定定价格式,以便于比较。此外,招标书应规定授标标准,以便供应商能够提供符合要求的产品,并在评估阶段获得高分。用于交付招标书的技术也应是重要的。许多公司为此使用了采购软件,以便有一个不受欺诈、公平和透明的过程。

招标响应捕捉

为了在招标或投标响应过程中获得最佳结果,必须对潜在供应商的问题和意见作出回应。在这样做的时候,不能让某个特定的供应商获得不公平的优势。还应及时进行。通常,供应商的问题会揭示出公司在制定要求时可能忽略的领域。然后,采购人员应修改招标书以包括新的信息,并根据需要进行澄清。如果是多阶段的活动,采购人员应在进入下一阶段前将不合格的供应商从考虑中剔除。

供应商提供的对信息要求的答复应采用易于在不同供应商之间进行比较的格式。这可以减少授标小组的工作,防止供应商在答复中插入其他不必要的信息或条款。一个好的采购解决方案可以在这个过程中提供很大帮助。在处理竞争性投标时,采购解决方案也可以帮助运行密封投标或反向拍卖活动。收集标书的过程保持在为该项目指定的战略和计划中商定的格式是非常重要的。接受计划之外的标书会导致违反政策,并会削弱良好程序的有效性。同样重要的是,供应商要知道他们的回应/投标已经成功提交,他们应该收到某种形式的确认。

响应评估和比较

一旦收集到所有的标书或回应,应安排它们进行比较。项目的主要利益相关者也应参与这一过程。如果招标和响应收集过程的结构正确,那么应将投标/响应组织成易于量化的格式。这种格式应允许对答复进行评分,并可根据项目开始时设定的关键指标和目标,为分析提供一个基石。使用多个分析框架查看最佳投标书也是有帮助的,因为有时不同的情景和评价标准会产生非常不同的结果。另一个考虑是看为组织提供的整体总价值,而不是直接的成本衡量。

进一步招标和比较

如果第一阶段的招标是一个RFI或旨在获得信息或供应商资格,那么可能有必要创建一个RFP或和RFQ以获得价格和其他信息。这一阶段的工作将涉及再次重复部分流程,并评估第二轮到达的回应或标书。有时,如果组织无法与一个供应商达成协议,可能需要再次重复招标过程以获得另一个供应商。通常,第二阶段或采购项目将是拍卖或竞标部分。这将在所有不合格的供应商被排除后进行。

来源选择或授予

采购过程中的来源选择或授予部分涉及供应商通知和合同创建。

供应商通知

一旦分析完成,就是授予中标供应商的时候了。采购人员应向供应商发出书面的授标通知。未获奖的供应商应收到他们未获奖的通知。这有助于保持关系,以防中标的供应商不成功,或在组织需要这些货物或服务的下一次机会。如果一个供应商换成另一个,处理授标决定的方式必须确保平稳过渡并防止出现问题。处理这种情况的方式可以根据特定情况而有所不同。

创建合同

在通知供应商后,公司应与供应商建立合同关系。该合同与招标书一起,对于最大限度地发挥有效采购过程的效益极为重要。合同应准确反映拟议的业务关系,并应是招标书中所列条款的自然延伸。如果招标的结构有任何问题,这些问题可以在这个合同阶段显现出来。自动化也可以帮助建立和管理与供应商的协议。一旦合同签署,重要的是确保所有新的合同条款(定价、交付时间表、付款条款等)在整个组织内得到更新。通常公司会有一个人推动这个过渡过程,并带头进行这些工作。

实施、监测和评估

监测供应商业绩的持续过程对于实现所有可获得的成本节约和利益至关重要。采购过程的这一步有两个重要部分:绩效指标和绩效跟踪。

绩效指标

如果承包公司没有一个持续监测供应商业绩的计划,那么从采购过程中节省下来的大部分费用就会丢失。然而,要实现这些节约,确实需要努力。这涉及到监测对合同的遵守情况。对合同的遵守通常包括比较发票和合同,确保产品或服务按时交付,监测项目的质量,评估不履行合同的风险,以及其他许多事情。组织应该确定哪些绩效指标是必不可少的(KPI),并有一个系统来衡量合同过程中的这些指标。软件系统和自动化使这个过程的实施更加可行。

绩效跟踪

有了这些关键绩效指标的衡量标准,采购人员就能更好地确定出了什么问题并评估潜在的风险。只有能够测量出不良表现,然后迅速确定不良表现的原因,公司才能确定一个有效的解决方案。这种解决方案通常涉及与供应商合作,制定一个改进计划,并帮助供应商实施。在某些情况下,可能有必要更换供应商。监测供应商绩效的过程是一个持续的过程,确实需要时间和精力。然而,这样做的好处是巨大的,而不监控供应商绩效的风险是非常大的。跟踪绩效也可以帮助采购人员在未来做出更好的购买决策。









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